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干貨分享 | 淺談如何開好內部總監例會

發布日期:2019/4/24       作者:青島東方監理有限公司

崔彬先,高級工程師,注冊監理工程師,任職于青島東方監理有限公司。該論文發表于2019年4月《建設監理》雜志。 


關于監理公司如何開好內部總監例會的探討

崔彬先  

(青島東方監理有限公司,山東省青島市266000)

摘要:簡述監理公司內部總監例會的必要性,明確開好內部總監例會的組織方式,確定好會議內容,科學組織,注重實效,并要體現過程中監理服務的勞動成果,做好會議成果的落實,將內部總監例會變成促進公司、項目之間提升管理的中間紐帶,為公司的運營發展及品牌建設提供可借鑒的依據。

關鍵詞:總監例會、管理、發展、品牌建設

工程監理制度自1988年開始到現在,經歷了準備階段、試點階段、穩步發展階段、全面發展階段,在我國建設領域的健康、穩定發展中起到了很好的主體管控作用,實行工程監理制度30年,積累了豐富的經驗;當前監理行業的市場化競爭十分激烈,也暴露了一些行業管理上的問題。面對當前復雜的經濟形式,以及國家對房地產行業“房住不炒”的調控,房地產行業下行,監理行業作為其中的一項產業鏈條也受到了影響,加之國家對監理行業的改革等一些政策的出臺(如:《國務院辦公廳關于促進建筑業持續健康發展的意見》中提出了加快推行工程總承包、培育全過程工程咨詢的組織模式;住建部辦公廳“關于調整工程監理企業甲級資質標準注冊人員指標的通知”、多地發文明確部分社會投資工程不再強制要求監理等等),監理行業未來如何發展,是全國各監理企業共同面對的現實問題,各家監理公司都在思考和探索,如何確保各公司在未來的行業中能夠獨善其身、立于不敗之地,各監理公司都在不斷的努力,在發展的道路上也都采取各種措施,如完善自身的管理,建設學習型企業,業務鏈延伸向全過程工程咨詢方面發展,強強聯合、做品牌企業等等。企業在行業發展中如何“走下去”是一個很大、很值得探索的問題,在這里不再多言。本人作為監理行業一員,對公司在管理中組織召開的內部總監例會(或內部管理工作會議)進行一下簡單的探討。

作為任何一家中、大型監理企業,都會每月或定期的召開內部的總監例會(或中層領導會議),個別小的監理企業或不規范的監理公司可能會缺乏此方面的管理模式。定期的內部總監例會對公司的管理是很有必要的,通過內部總監例會公司會了解和掌握項目的運營情況,對存在的問題應該采取哪些針對性的措施去解決,這對公司的管理是一個重要的手段。如何開好一個內部總監例會,使其成為一個高效、富有成效的會議,本人認為可以在以下方面進行控制:

1、明確好會議的組織方式

會議的形式、時間、參加人員。一個公司會有很多的項目,分散的地域也較廣,所有項目都回公司參加會議也存在一定的困難,如較遠項目回公司,路途時間較長,項目上也會有較多的事情需要處理(如項目上存在主管部門檢查、驗收、建設方的一些會議等等導致拖不開身),會導致項目總監不能及時參會而請假,這樣就會導致此項目對公司內部總監例會的要求不能及時了解和掌握。針對此種情況可以考慮“互聯網+”的會議模式,即公司附近的項目可以回公司參會,外地較遠的項目可以是參加視頻會議,特殊情況下視頻會議也不能參加的可以采取項目視頻會議回放的方式進行了解。同時對于設有分公司項目的管理也可納入總公司的會議管理,總公司對分公司的管理不是簡單的分公司向總公司交個利潤,年終聽一下匯報,而是對分公司的過程運營、風險管控也要進行全面了解和掌控,在公司發展的道路上必須注重公司的整體管理和聲譽;對此分公司可以通過視頻會議的方式參加公司組織的內部總監例會?;嵋槭奔淇剎扇?個月1次,針對性的對公司和項目一個月以來出現的問題、主管部門的要求、行業動向進行研究和要求,建議可以選擇月末的周五下午進行,這個時間一般能夠滿足多數項目的時間安排。參加會議的人員以公司領導、分管領導、機關部室負責人、分公司負責人、項目總監(總代)為主,參會人員要盡量統一穿著工裝,體現公司的文化涵養,給人以規范化、標準化、積極向上的風貌。一個安靜的會場環境對會議的效果影響是很重要的,參會者要注意會議紀律,認真傾聽匯報人的講話,不要在下邊“竊竊私語”開小會,同時開會期間要將手機設為靜音或振動以免影響他人,否則就是對會議的不重視、不尊重他人的表現,缺乏個人的職業素質。

2、確定好會議內容,科學組織,注重實效

會議的內容,主要是針對項目運營方面存在的一些好的、較差(或較典型)的、有一定代表性和警示作用的問題進行分享和要求;對上次會議部署和安排的事項落實情況進行點評和要求;對主管部門下發的一些主要的、最新的文件進行簡要傳達;公司領導對會議總結并做工作要求等。各項目事先將匯報材料進行總結和整理(包括上月內部總監例會要求內容、本月公司過程中部署的工作落實情況的反饋,),以PPT的形式制作好提前3天發送給分管副總,由分管副總對其內容進行審查,分管副總抽出半天時間進行查看和了解,此做法也彌補了分管領導平時忙沒能及時掌握下屬項目運行情況的缺陷和不足。作為公司的標準化管理,建議項目匯報PPT統一格式,除首頁的項目效果圖及項目項目簡介外,后面的安全、質量、進度及其他方面的問題,都統一版面(如藍地白字、或白底黑字等),版面要簡潔大方,避免開會時各項目PPT格式、背景五花八門,導致開會時一些字段看不清等問題,影響會議效果。對于項目較多的公司,開會時也不用全部項目都做匯報,對匯報的內容可以由分管副總進行甄選,對好的、壞的、對公司運營能夠有警示作用的項目可以重點匯報和分享(對于較差項目的分享要注重方式方法,對較差項目的問題及后續的預防措施進行分享和要求,批評的話語不能過多,要幫扶項目改進,不要一味指責和打壓項目人員的工作積極性,具體的一些事情可在會下單獨溝通,即對存在的較差問題要做到“有則改之,無則加勉”的效果),對普通的、普遍的、共性的問題可以由分管領導歸納后簡單帶過,項目匯報人要將主要的內容匯報出來,不要讓公司的內部總監例會變成某個人的項目例會,要盡量壓縮會議時間?;嵋槭背ぞ×靠刂圃?個小時左右,語言要簡潔明了,長話短說,否則過長的會議易引發參會者的注意力下降,后半部分的內不易引起參會者的關注,會議效果大大降低等問題。

對上次會議工作的落實情況,可由分管副總(或工程部)對下屬項目的執行情況做統一的梳理和點評,點到為止,起到警示和提醒作用即可,不必每個項目都單獨進行匯報,參會的每個人事情都很多,時間都很寶貴,所以開會也得講究效率,不要占用過多時間。

在對主管部門的文件傳達上,由傳達人提前對本月文件進行審閱,可對本月主管部門下發的文件標題進行宣讀、提醒,對重要文件的主要內容、關鍵要求進行傳達,不必通篇宣讀,否則文件內容過多也會導致參會者注意力不集中,出現聽覺疲勞不被重視(特別是一些歲數較大的總監、總代),具體文件可以采取在日常工作中及時通知下發、會后統一下發等方式,由各項目組織學習;在互聯網經濟的今天,通過公司微信群、電子郵件、短信通知、釘釘系統、公司內部信息化平臺等渠道,這種工作信息傳達顯得十分通暢與便利,信息溝通已經沒有時間的阻礙,所以對這類工作文件內容做到及時的上傳下達即可,對下發的通知文件要求由各項目及時的進行傳達、學習并將情況進行反饋。通過此種方式也能達到事半功倍的效果。

會議上對主管部門組織的安全、質量及其他方面的檢查可進行重點部署,對檢查的重點內容、檢查的側重點、注意事項、行業動態等信息要及時傳達和分享,這些內容對各項目在運營過程中有著很好的指引與管控作用,做到避免出錯、規避風險、少走彎路,對各項目的日常監理業務開展有著重要的指導意義。

最后由公司領導進行總結性發言,站在公司層面、結合現狀提出相關工作要求,引領公司各項目合法、合規、適應市場需求的方向開展監理工作,做好自身的監理業務,切實提高公司的整體管理水平,為公司的品牌建設及聲譽添磚加瓦。

3、會議中體現監理服務的勞動成果

做工程經常提及“優質優價”的話題,不論什么樣的工程最終都是要核算效益的。監理是建設領域的一個咨詢服務行業,為業主做好監理服務,做好本職工作是一個合格監理人份內的工作,但付出的監理服務也是要講究勞動成果的,關于監理費的收取也應在過程中的公司內部總監例會上及時的體現。監理公司是企業,做業務就要有營收,一個好的總監應該是懂法律、懂技術、懂管理、懂經濟的復合型人才,只知干活不管監理費收取也是職責不到,或是對合同不了解。一個公司會有很多的項目,公司領導對各項目監理費收取都比較關心,但又不可能對每個項目的合同收取節點都了解,所以作為項目總監就應該對達到節點的監理費進行匯報和體現,包含項目拖期對公司帶來的風險,這些信息都得讓公司領導能夠及時掌握,為公司的運營把好方向。

4、注重會議成果的落實

會議的成果最終需要抓落實,否則開會就失去了作用。作為參會的人員要有記錄本,不能是“兩手空空”的去開會,會議的內容涉及面比較多,如果不做認真的記錄,定會在會后遺漏很多事項,對開會的成果落實就會大大折扣,所以每位參會者都應自覺做好會議記錄,并做到在項目上能及時傳達和落實,這也體現了一個中層管理者的工作態度與職業素養;同時公司也要及時將此次內部總監例會的內容進行歸納和整理,以書面文件下發至各項目,督促各項目按照會議要求進行落實,公司可以安排機關職能部門(如工程部)隨機到項目進行抽查和幫扶,特別是在安全生產責任承諾制、質量終身制的今天,在涉及公司發展的一些安全、質量底線與原則問題上,必須當做重點內容進行控制。本人之前在某家公司的會議室里看到這樣一句話“開會+不落實=0,布置工作+不檢查=0,抓住不落實的事+追究不落實的人=落實”,個人認為此話語很有借鑒價值。

 5、結語

監理公司內部總監例會是一個公司在項目管理上的一個重要的信息共享工作平臺,會上有很多好的借鑒內容,開好一個內部總監例會,對各項目的監理工作開展有著極好的指導意義,同樣通過此會議實現了公司對一線項目的全面管控,特別是在品牌建設上,公司需要這種承上啟下的中間紐帶進行管理,在當前的市場經濟下及建設領域“放、管、服”不斷改革的今天,開好總監例會是十分必要的,公司、項目之間的管理必須有機的進行結合,每一個項目都是公司的一片花瓣,片片同心,公司要發展好,必須深耕內部管理,開出高質量的內部總監例會,注重時效,把會議成果落實下去,控制好項目的監理行為及安全、質量底線,提升自身的軟實力,與時俱進,緊跟國家改革的步伐,提高管理,讓監理人有底氣去迎接外界不斷變幻的各種挑戰,這也都是我們要在內部總監例會上需要研究和完善的管理課題。 

 

 

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